Para empresas farmacéuticas
Cada plazo vigilado.Cada certificado renovado a tiempo.
La plataforma consigue sola las nuevas versiones de los documentos de sus proveedores, su equipo de calidad revisa y aprueba.
- Solicitudes y recordatorios por correo
- Consulta en portales, EudraGMDP y EDQM
- Aprobación con firma, registro en el ERP
- ~80 %
- conseguido automáticamente
- 25+
- años de experiencia
- 1 clic
- hasta el paquete de auditoría
¿Le suena conocido?
El expediente de proveedores envejece cada día.
Certificados GMP, CEP, acuerdos de calidad, certificados ISO, declaraciones y cuestionarios: por proveedor y sitio de fabricación se juntan rápido una docena de documentos. Cada uno tiene su propio vencimiento, y cada uno tiene que estar correcto en la próxima inspección.
“Los vencimientos están en Excel y en recordatorios de Outlook.”
Cada vencimiento queda vigilado, también el de documentos sin fecha de vencimiento, según el intervalo de su SOP.
“Por cada documento van y vienen correos.”
Solicitud, recordatorio y escalamiento a compras se hacen solos.
“Un certificado vencido se nota recién en la auditoría.”
Antes de cada vencimiento la nueva versión ya está solicitada, y los pendientes se ven de inmediato.
“¿Distribuidor o sitio de fabricación? La dirección no coincide.”
Cada documento se compara con los datos maestros y los registros, incluidos sitio y dirección.
La plataforma
Del vencimiento al paquete de auditoría.
Cuatro pasos que hoy hace su equipo. La plataforma se encarga de la rutina, su equipo de calidad conserva la decisión.
Vigilar
Cada vencimiento a la vista.
El resumen muestra qué documentos están vigentes, cuáles vencen pronto y qué está listo para revisar. Los documentos sin fecha de vencimiento, como declaraciones o cuestionarios, reciben un intervalo de revisión según su SOP.
- Estado por proveedor, material y sitio de fabricación
- Aviso previo y seguimiento según sus reglas
Solicitar
Las nuevas versiones llegan solas.
Cuando un documento vence, la plataforma solicita la nueva versión al contacto de calidad del proveedor, con referencia exacta al sitio y al material. Si nadie responde, recuerda y escala a compras.
- Consulta en registros públicos como EudraGMDP y EDQM
- Descarga desde portales de proveedores, donde existen
Revisar y aprobar
Leído, comparado y presentado.
Cada documento que llega se lee y se compara con sus datos maestros: emisor, titular, sitio de fabricación, alcance y vigencia. Su equipo de calidad ve de un vistazo qué coincide y aprueba con firma electrónica.
- Original guardado sin cambios, con suma de verificación y fuente
- Registro en su ERP, por ejemplo SAP QM
Listo para auditoría
El paquete de auditoría con un clic.
Cuando se anuncia una inspección o una auditoría de cliente, la plataforma reúne todo lo que se pide sobre la calificación de proveedores. Los pendientes aparecen en el paquete con su acción, en lugar de salir a la luz en la auditoría.
- Lista de proveedores aprobados, documentos vigentes y registros de aprobación
- Extracto del audit trail a la fecha de corte elegida
Control
La plataforma trabaja. Su equipo de calidad decide.
Los documentos de proveedores siguen reglas estrictas. Por eso la plataforma no aprueba nada por su cuenta y deja cada paso registrado.
¿Quién aprueba?
Siempre una persona de su equipo de calidad, con firma electrónica. Con principio de cuatro ojos si su SOP lo exige.
¿Qué pasa con los casos especiales?
Si falta una respuesta o un documento no cuadra, su equipo toma el caso. La plataforma muestra qué está pendiente y por qué.
¿Se puede ver después qué pasó?
Cada paso queda en el audit trail: quién o qué, cuándo y con qué fuente.
Cómo empezamos
De la primera conversación a auditorías en piloto automático.
Empezamos con sus proveedores y documentos reales, no con ejemplos. Cada paso termina con un resultado, y usted decide si seguimos.
30 minutos
Primera conversación
Le mostramos la plataforma y usted nos cuenta cómo funciona hoy su calificación de proveedores y dónde se traba.
ResultadoUna evaluación honesta de si vale la pena para usted
Con sus datos
Piloto con sus proveedores
Empezamos con un grupo de proveedores, por ejemplo los de excipientes, y las reglas de su SOP. Antes acordamos cómo medimos el éxito.
ResultadoUna comparación medible con su esfuerzo actual
Después del piloto
Integración
Conectamos la plataforma con su ERP, con el buzón de correspondencia con proveedores y con los portales de sus proveedores.
ResultadoDocumentos y estado donde trabaja su equipo
Continuo
Operación y acompañamiento
Si lo desea, operamos la plataforma por usted y ajustamos las reglas cuando cambian su SOP o sus proveedores.
ResultadoUn expediente de proveedores que sigue al día
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan las empresas.
¿Qué documentos gestiona la plataforma?
Todos los documentos maestros de la calificación de proveedores, por ejemplo certificados GMP, autorizaciones de fabricación, CEP, acuerdos de calidad, certificados ISO, declaraciones, cuestionarios e informes de auditoría. Qué documentos necesita cada grupo de proveedores y qué plazos aplican, lo configuramos según su SOP.
¿Y si un proveedor no tiene portal?
Entonces la plataforma solicita el documento por correo al contacto de calidad, recuerda y escala a compras según sus reglas. Con la mayoría de los proveedores medianos ese es el camino habitual.
¿Cómo manejan el Anexo 11?
La plataforma es en sí un sistema computarizado, y la tratamos como relevante para GxP. Audit trail, roles, firma electrónica y originales sin cambios forman parte de la plataforma desde el inicio. La validación y la evaluación del proveedor las planeamos con usted, según sus requisitos.
¿Qué pasa con nuestros datos?
Quedan en su propio servidor, en su cuenta en la nube o en sus instalaciones. Qué datos puede ver el software y qué modelo de IA se usa, lo definimos juntos.
¿Funciona con nuestro ERP?
Conectamos la plataforma con el sistema donde hoy están las aprobaciones de proveedores, por ejemplo SAP QM. En la primera conversación revisamos qué interfaces tiene.
¿Cuánto cuesta?
Depende de la cantidad de proveedores y del alcance de la integración. Después de la primera conversación recibe una propuesta concreta para el piloto.
Solicitar una demo
¿Qué tan al día está su expediente de proveedores?
Bastan unos pocos datos. En la demo le mostramos la plataforma con ejemplos de su día a día y le decimos con honestidad si vale la pena para su empresa.
Nataly, David y Markus leen su solicitud personalmente. Uno de nosotros se pondrá en contacto con usted.